El Proceso Administrativo y Su Importancia

Es un conjunto de funciones administrativas dentro de una organización u empresa que buscan aprovechar al máximo los recursos existentes de forma correcta, rápida y eficaz, se compone de cuatro etapas elementales: 

1. PLANEACIÓN

La planeación es la primera etapa que debe ejercer el cuerpo administrativo de una empresa. Aquí es donde serán previstos los objetivos y metas que deberá cumplir la empresa y los métodos a llevar a cabo.

La relación entre el personal trabajador y el personal administrativo debe ser complementaria para el funcionamiento correcto de la empresa y el cumplimiento de sus objetivos.

En la planeación, se debe desarrollar un plan que contenga las diferentes actividades futuras que se van a realizar y dicho plan deberá implementarse en el plazo dispuesto.

Actividades de la planeación

• Predefinir los objetivos y metas que quieran lograrse durante un tiempo determinado.
• Pronosticar.
• Establecer una estrategia con sus correspondientes métodos y técnicas a llevar a cabo.
• Accionar frente a problemas futuros.

2. ORGANIZACIÓN

Luego de la planeación de los objetivos y actividades futuras a realizar para lograr las metas propuestas, el siguiente paso es distribuir cada actividad entre los diferentes grupos de trabajo que componen una empresa.

Esto va a depender de las aptitudes físicas e intelectuales de cada trabajador y de los recursos que posee la empresa. La finalidad de la organización es asignar un objetivo a cada área de la empresa para que pueda ser cumplido con el mínimo de gastos y con un grado de satisfacción máximo en cada empleado.

Actividades de la organización

• Hacer una selección detallada de los trabajadores indicados para el puesto indicado.
• Subdividir cada tarea en unidades operativas.
• Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector.
• Proporcionar materiales y recursos útiles a cada sector.

3. EJECUCIÓN

Para la ejecución es necesaria la figura de un gerente capaz de dirigir, tomar decisiones, instruir y ayudar a los diferentes sectores laborales. En la ejecución se busca dar el primer paso en las actividades designadas a los grupos de trabajo para que sigan realizando esas actividades de manera periódica y eficaz.

Cada grupo trabajador está regido por normas y medidas que mejoran su funcionamiento.

Actividades de la ejecución

• Ofrecer un carácter motivador al personal.
• Recompensar a cada empleado con el sueldo correspondiente.
• Estar atento a las necesidades de cada trabajador.
• Mantener una comunicación estable entre todos los sectores.

4. CONTROL

La función de control tiene el papel de garantizar que la empresa esté encaminada hacia el rumbo del éxito. Si bien cada función puede ser realizada al pie de la letra, eso no garantizará que la entidad se incline hacia un camino económico positivo.

El control es una tarea administrativa que debe ser ejercida con profesionalidad y de forma transparente. El control de las actividades que se desarrollan en una empresa sirve para analizar sus puntos altos y los puntos bajos.

Luego de obtener los resultados correspondientes, se podrán analizar las diferentes modificaciones que tendrán que llevarse a cabo para corregir aquellos puntos bajos.

Actividades de control

• Comparar los resultados obtenidos con los planes previamente hechos.
• Evaluar y analizar los resultados obtenidos.
• Iniciar las acciones de corrección correspondientes.

A través de ellas, los miembros de una empresa buscan alcanzar las metas u objetivos propuestos.

IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo funciona como una guía simple y rigurosa mediante la cual una empresa u organización intenta lograr los objetivos propuestos de la forma más eficiente.

La aplicación de este proceso administrativo permite aprovechar la mano de obra y los recursos técnicos y materiales que posee una empresa. El proceso administrativo permite controlar de manera organizada los recursos y disponerlos de manera eficiente.

Este proceso puede ser aplicado en cualquier tipo de empresa y cada uno de los miembros de la organización debe conocer su rol dentro del proceso. La planificación y organización de los procesos administrativos suele ser el deber de los puestos jerárquicos cuyas funciones son menos técnicas y más administrativas.

Análisis de los Fundamentos Legales de la Administración Publica en Venezuela

 

    La Administración Publica en un concepto simplificado podría decirse que son las diferentes instituciones públicas dispuestas por el Estado para hacer llegar a los ciudadanos de forma efectiva las políticas que este adelanta; Esta se encuentra principalmente ejercida por el poder ejecutivo y los organismos que están en contacto permanente con él, en Venezuela la Administración pública ha atravesado por 4 etapas marcadas por diferentes periodos políticos cada uno con una visión distinta que aportaron a la conformación del modelo de gestión pública venezolano.

En primer lugar el Modelo de Administración Pública: Burocrático – Centralizado - Clientelar (1958-1989), posteriormente el Modelo de Administración Publica basado en la modernización y descentralización del Estado, (1990-1998), continuando de esta forma con el Modelo de Administración Publica: Descentralizado y Participación Ciudadana “Revolución Democrática” (1999 – 2012), finamente el modelo actual de Administración Publica: Autocrático – Desconcentrado – Populista.

En ese mismo orden de ideas a través de esos periodos políticos se han promulgado una serie de leyes con intención de modernizar la administración pública venezolana, entre ellas encontramos: Ley Orgánica de la Administración Pública (LOAP, 2001), Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP, 2000), Ley Orgánica de Planificación (LOP, 2001), Ley Orgánica del Sistema de Seguridad Social (2002), Ley Contra la Corrupción (2003), Ley Orgánica del Poder Público Municipal, Ley del Estatuto de la Función Pública (2002), Sistema de Remuneraciones de las Funcionarias y Funcionarios de la Administración Publica Nacional, Sistema de Remuneraciones de las Obreras y Obreros de la Administración Publica Nacional, Código de Ética para el Funcionario Público (1997), Ley Orgánica de Emolumentos, Pensiones y Jubilaciones de los Altos Funcionarios y Altas Funcionarias del Poder Público (2011), Decreto con Rango y Fuerza de Ley Sobre Simplificación de Trámites Administrativos (1999, 2004, 2008, 2010, 2014).

 Con la intención de ir adecuando la administración pública venezolana a los nuevos modelos de gestión donde se ve incluida la participación ciudadana para garantizar el control social en las comunidades, todo este compendio de normas jurídicas han venido a reforzar al estado como entidad jurídica en pro de administrar los recursos de la nación;  Para concluir a pesar de las debilidades y críticas que pueda tener el sistema de administración publica venezolano la restructuración realizada en cada uno de los niveles de gobierno, nacional, regional y local produjo un cambio estructural  en la manera de gestionar lo público, dando mayor participación a la sociedad civil en la formulación y control de las políticas públicas, dándole un carácter más democrático a la acción gubernamental.

Que no es más que la realización progresiva de los Derechos y Garantías constitucionales establecidos en la Constitución Nacional, es decir, como se organiza el País para garantizarnos nuestro derecho a la seguridad, a la salud, a la educación, a una vivienda digna entre otros.

Fundamentos de la Administración

Los 4 principales fundamentos de administración son los siguientes:

Planificar: Este es un proceso racional cuyo objetivo es alcanzar los objetivos del modo más eficiente.

Organizar: En este proceso se distribuyen y organizan las responsabilidades entre los miembros del equipo de trabajo con el fin de establecer y reconocer las relaciones y vínculos necesarios.

Ejecutar: Se garantiza que los miembros del equipo realicen sus tareas con compromiso y proactividad.

Controlar: Se realiza un control de las actividades para que se ajusten a lo planificado inicialmente

Principales Teorías Administrativas: Enfoques y Representantes

Teoría clásica (1916) Su representante es Henri Fayol. Esta teoría tiene una perspectiva estructuralista y su enfoque organizacional se centra exclusivamente en la organización formal; tiene una aproximación normativa y prescriptiva. Su concepto de organización es el de una estructura formal como conjunto de órganos, cargos y tareas. Concibe al hombre como un homo economicus que percibe una remuneración por sus laborales. Busca la máxima eficiencia.

Teoría científica: El representante es Frederick Taylor quien desarrolló esta teoría en 1903. Esta teoría tiene una perspectiva que pone énfasis en las tareas y el enfoque organizacional se centra en la organización formal exclusivamente. El método se centra en la departamentalización. Su concepto de organización se basa en la sustitución de métodos empíricos por un método científico y se basa en tiempos y movimientos. Concibe al hombre como un homo economicus y las aportaciones son los principios básicos de la administración como: planeación, preparación, control y ejecución. El propósito de esta teoría es el aumento de la eficiencia empresarial a través del incremento de la producción. Los incentivos vienen a ser la remuneración por las labores del trabajador.

Teoría humanista: El representante es Elton Mayo, quien en el año 1932 elaboró esta teoría desde una perspectiva conductista con enfoque en las relaciones humanas. Se basa en la organización informal, aquella que subyace por fuera de la organización formal. Considera al trabajador un hombre social, y las aportaciones es que estudia a la organización como grupos de personas, la delegación plena de la autoridad, la autonomía del trabajador, la importancia del contenido del cargo, las recompensas y sanciones sociales, el nivel de producción depende de la integración social. Los incentivos principales del trabajador son los sociales y los simbólicos. Los resultados son la eficiencia óptima.

Teoría del comportamiento: Su representante es Abraham Maslow quien en el año 1950 desarrolló esta teoría desde una perspectiva conductista. Estudia la organización formal y la informal. Se enfoca en la psicología organizacional y el concepto de organización se basa en relaciones interpersonales. La concepción del hombre es de un ser individual y social. Los aportes de la teoría del comportamiento es la teoría de Maslow de las necesidades humanas sobre la base de una pirámide de necesidades que el hombre va satisfaciendo a medida que cumple metas. Los incentivos tienen que ver con la pirámide de necesidades, y busca al empleado satisfecho.

Teoría X / Y: El representante es Douglas Mac Gregor quien elaboró esta teoría con una perspectiva mecanicista. El enfoque de la organización es de innovación y creatividad. El concepto de la organización es de positivos: Y y negativos X. La concepción del hombre es de un ser individual y social. La teoría X lleva a las personas a hacer exactamente lo que la organización pide que haga, ya que se da en forma de imposición.

La teoría Y desarrolla un estilo de administración muy abierto y extremadamente democrático. Autócrata = X versus Autocontrol= Y

Teoría neoclásica: Esta teoría fue elaborada por Peter Drucker en 1954 bajo la perspectiva metodológica. Considera a la organización formal y a la informal. Para Drucker la organización es un sistema social con objetivos por alcanzar racionalmente. Los aportes de esta teoría es que le asigna alta jerarquía a los conceptos clásicos de estructura, autoridad y responsabilidad. Además incorpora otros enfoques teóricos como la dinámica de grupos, la organización informal, la comunicación interpersonal y la apertura hacia una dirección democrática. Los objetivos organizacionales son la integración entre objetivos individuales de los trabajadores con los objetivos organizacionales.

Teoría estructuralista: Su representante es James Burnham en 1947. La perspectiva la ubica sobre la estructura organizacional, las personas y el ambiente. Tiene un enfoque de la organización múltiple y globalizante, formal e informal. La organización es considerada una unidad social grande y compleja. Se basa en un sistema abierto y utiliza un modelo natural. El hombre, para el estructuralismo, es un ser social que desempeña roles dentro de varias organizaciones. Los aportes de la teoría estructuralista son los niveles jerárquicos: 1. nivel técnico, 2. nivel gerencial, 3. nivel institucional. Los objetivos organizacionales tratan de lograr un equilibrio entre los objetivos organizacionales e individuales. Los incentivos son materiales y sociales.